N’attendez pas le dernier moment pour organiser les congés payés de votre personnel. À l’approche des vacances, vous devez prendre des décisions pour que cette période se passe au mieux. Voici les principaux points que vous devez examiner.
Comment calculer les congés payés ?
La durée des congés est de 2,5 jours ouvrables par mois de « travail effectif », et elle ne peut dépasser 30 jours ouvrables (c'est-à-dire 2,5 jours x 12 mois). Les jours « ouvrables » correspondent à tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et les jours fériés. À ne pas confondre avec les jours « ouvrés » qui sont les jours effectivement travaillés.
Une semaine comptant six jours ouvrables (du lundi au samedi), on arrive donc bien à cinq semaines de congés payés par an (article 31 de la convention collective des personnels des cabinets médicaux).
La « période de référence » servant à calculer les congés va du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Ainsi, pour les congés à prendre en 2018, la période de référence va du 1er juin 2017 au 31 mai 2018.
Par exemple, un salarié entré dans votre cabinet le 1er octobre 2017 aura droit à 8 mois x 2,5 = 20 jours de congés payés. S’il quitte votre cabinet le 31 juillet 2018, il faudra lui payer en plus 5 jours (2,5 pour juin et 2,5 pour juillet 2018).
Si le nombre de jours de congés n’est pas un nombre entier, vous devez l’arrondir au nombre entier supérieur. Exemple : pour trois mois de travail, le salarié a droit à huit jours ouvrables.
Le salarié a droit à ses congés payés dès le début de son contrat de travail. Il peut donc partir en congé sans attendre l’ouverture de la prochaine période de prise des congés. Ainsi, si vous engagez un salarié le 1er juin 2018, il pourra prendre en août par anticipation les cinq jours qu’il aura acquis en juin et juillet 2018.
Si votre salarié part en congé un vendredi soir et si vous ne travaillez habituellement pas le samedi, les congés ne seront calculés qu’à partir du lundi. Par contre, les samedis suivants seront considérés comme des jours de congés.
Mais à quoi correspond le « travail effectif » qui sert de base de calcul pour les congés payés ? Ne sont pas considérées comme périodes de travail effectif les absences pour maladie, les congés sans solde et le congé parental à temps plein.
Par contre, sont assimilées à du travail effectif :
- Les périodes de congés payés elles-mêmes,
- Les congés de maternité, de paternité et d’adoption,
- Les congés pour évènements familiaux,
- Les périodes d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle, dans la limite d’un an.
Comment sont pris les congés ?
Le salarié doit prendre ses congés chaque année. Le report de tout ou partie des congés payés n’est pas possible sauf, notamment, en cas de congés de maternité. Mais il faut noter que la convention collective des personnels des cabinets médicaux est plus souple dans ce domaine puisqu’elle prévoit dans son article 31 que les congés payés doivent être pris avant le 31 décembre de l’année en cours, « sauf accord entre les parties ». Toutefois, nous vous déconseillons de laisser s’accumuler trop de jours de congés payés non pris. N’oubliez pas qu’en cas de rupture du contrat de travail, vous devrez verser à votre salarié une indemnité compensatrice correspondant à ces jours non pris.
Les congés payés ne peuvent pas être pris par anticipation, c'est-à-dire avant leur acquisition par un travail effectif. Par contre, quand ils ont été acquis et à la condition que le salarié soit d’accord, ils peuvent être pris avant l’ouverture de la période normale de prise des congés.
La période des congés comprend obligatoirement la période allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Selon l’article 35 de la convention collective du personnel des cabinets médicaux, « au début de chaque année, et au minimum deux mois avant la date du début de la période légale de congés », les dates des congés doivent être fixées et affichées en fonction notamment :
- Des nécessités du service,
- Des préférences personnelles avec priorité en faveur des parents ayant des enfants d’âge scolaire,
- De l’ancienneté dans l’établissement.
Attention, le salarié peut proposer des dates de congé mais, en fin de compte, c’est l’employeur qui fixe l’ordre et les dates de congé. Ensuite, employeur et salarié doivent respecter ces dates quand elles ont été fixées. Elles ne peuvent être modifiées dans le mois précédant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
Si votre salarié part en congé contre votre gré, cela constitue une cause réelle et sérieuse de licenciement. Il en est de même en cas de retour tardif de congé : il ne peut être considéré comme une démission mais il constitue là encore une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave.
Les congés peuvent être « fractionnés », c'est-à-dire pris en plusieurs fois. Selon l’article 34 de la convention, « le congé ne pourra être fractionné qu’après accord avec le salarié et l’une des périodes ne pourra être inférieure à 12 jours ouvrables. Si une partie des congés annuels est imposée au salarié en dehors de la période légale de congé, les congés seront prolongés de deux jours ouvrables pour la première semaine, de 1 jour pour chacune des semaines qui suivent. »
En outre, la durée des congés pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. La « 5ème semaine » ne peut donc être prise à la suite du congé principal.
Comme on l’a vu, les jours de congés sont décomptés en « jours ouvrables », c'est-à-dire tous les jours de la semaine sauf le dimanche. Ainsi, pour prendre deux semaines de congés, le salarié devra utiliser 12 jours de congés payés. Mais s’il arrête de travailler le vendredi soir, le premier samedi suivant ce vendredi n’est pas compté comme jour de congé.
Si un jour férié chômé est inclus dans les congés d’un salarié, il n’est pas décompté comme jour ouvrable.
Comment sont rémunérés les congés payés ?
La rémunération est calculée de deux manières :
- Soit par la règle du dixième qui prévoit que l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence,
- Soit par la règle du maintien de salaire selon laquelle l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.
C’est le mode de calcul le plus avantageux qui doit être appliqué.
Pour le calcul du dixième, on tient compte des heures supplémentaires, des indemnités de congés payés de l’année précédente et de la prime d’ancienneté. Mais on exclut le 13ème mois ou la prime de fin d’année.
En pratique, si le salarié a droit à ses 30 jours de congé, c’est la règle du maintien du salaire qui prévaut. Sauf si son salaire a diminué, dans le cas par exemple d’un passage du temps complet à un temps partiel.
Quand le salarié a droit à un nombre de jours ouvrables inférieur aux jours ouvrables de fermeture du cabinet, c’est généralement la règle du dixième qu’il faudra lui appliquer. Et vous n’avez pas à l’indemniser pour les jours où il ne touchera rien.
Attention, l’article 31 de la convention prévoit que « à la date du départ en congé, il devra être payé à tout salarié la moitié de ses congés et, sur sa demande, l’intégralité ».
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