Vous savez que, à certaines conditions, vous devez rembourser les frais de transport de vos salariés. Mais comment procéder ? Deux situations peuvent se présenter : soit votre salarié utilise les transports publics, soit il utilise un moyen de transport personnel. Dans le premier cas, le remboursement est obligatoire, dans l’autre, il est facultatif.
Les transports publics
Les transports concernés sont le métro, le bus, le tramway, le train et la location de vélos. Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur : les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
La prise en charge s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport, sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court.
La prise en charge concerne les salariés à temps plein et ceux à temps partiel qui effectuent un mi-temps ou plus. Ce qui veut dire que le remboursement est le même pour un salarié travaillant 35 heures et un autre faisant 18 heures…
Pour les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps, le calcul soit un peu différent. Dans cette situation, ils bénéficient d’une prise en charge de leurs frais de transport au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Par exemple, dans un cabinet où la durée hebdomadaire de travail est de 35 heures, pour un salarié travaillant 10 heures par semaine, la prise en charge d’un abonnement de 75,20 € sera calculée de la façon suivante : (75,20 x 50 %) x 10/17,5) = 21,49 €
En pratique
Vous devez effectuer le remboursement mensuellement, y compris pour les abonnements annuels, au plus tard à la fin du mois suivant celui de la validation du titre (sauf pour l’abonnement annuel). Et le salarié doit vous remettre ou vous présenter ce titre.
L’administration précise qu’une attestation sur l’honneur suffit si l’abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l’identité du salarié. Dans tous les cas, le délai de remboursement ne doit pas dépasser un mois.
Le montant de la prise en charge des titres de transport doit figurer sur les bulletins de salaire. Ce montant est exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu.
Le transport personnel
Vous pouvez également décider de prendre en charge, de façon facultative, tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique des véhicules électriques ou hybrides pour les salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n’est pas obligatoire. Par contre, si vous l’effectuez, elle doit bénéficier à l’ensemble de votre personnel.
Vous pouvez donc rembourser une partie des frais de transport de vos salariés mais à condition que leur résidence habituelle (ou leur lieu de travail) soit située en dehors de la région Ile de France et d’une zone desservie par les transports urbains ou bien que l’utilisation d’un véhicule personnel soit indispensable à ces salariés en raison de leurs horaires de travail. Là encore, la prise en charge est réduite pour les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps.
Cette prise en charge présente-t-elle un intérêt pour l’employeur ? Pas vraiment puisque les remboursements de frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques ne sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu que dans la limite de 200 euros par an !
L’indemnité vélo
Signalons enfin la possibilité – facultative - de verser aux salariés qui viennent travailler à vélo une « indemnité kilométrique vélo » (IKV) qui est fixée à 0,25 euro par kilomètre parcouru. Cette mesure, visant bien évidemment à développer l’usage du vélo, est également d’un intérêt relatif puisque, là encore, l’indemnité n’est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu que dans une limite de 200 euros.
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