Pour ce vade-mecum des congés payés, nous donnons au fur et à mesure la référence à la « convention collective du personnel des cabinets médicaux » du 14 octobre 1981.
Comment se calculent les congés payés ?
La durée des congés est de 2,5 jours ouvrables par mois de « travail effectif », et elle ne peut dépasser 30 jours ouvrables (c'est-à-dire 2,5 jours x 12 mois). Les jours « ouvrables » correspondent à tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et les jours fériés. À ne pas confondre avec les jours « ouvrés » qui sont les jours effectivement travaillés.
Une semaine comptant six jours ouvrables (du lundi au samedi), on arrive donc bien à cinq semaines de congés payés par an (article 31).
La « période de référence » servant à calculer les congés va du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Ainsi, pour les congés à prendre en 2017, la période de référence va du 1er juin 2016 au 31 mai 2017.
Par exemple, un salarié entré dans votre cabinet le 1er octobre 2016 aura droit à : 8 mois x 2,5 = 20 jours de congés payés. S’il quitte votre cabinet le 31 juillet 2017, il faudra lui payer en plus 5 jours (2,5 pour juin et 2,5 pour juillet 2017).
Si le nombre de jours de congé n’est pas un nombre entier, vous devez l’arrondir au nombre entier supérieur. Exemple : pour trois mois de travail, le salarié a droit à huit jours ouvrables.
Le salarié a droit à ses congés payés dès le début de son contrat de travail. Il peut donc partir en congé sans attendre l’ouverture de la prochaine période de prise des congés. Ainsi, si vous avez engagé un salarié le 1er juin 2017, il pourra prendre en août par anticipation les cinq jours qu’il aura acquis en juin et juillet 2017.
Si votre salarié part en congé un vendredi soir et si vous ne travaillez habituellement pas le samedi, les congés ne seront calculés qu’à partir du lundi. Par contre, les samedis suivants seront considérés comme des jours de congé.
À quoi correspond le « travail effectif » ?
Les périodes d’absence prises en compte pour le calcul du nombre de jours de congés payés sont, notamment :
- Les périodes de congés payés elles-mêmes,
- Les congés de maternité, de paternité et d’adoption,
- Les congés pour évènements familiaux,
- Les périodes d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle, dans la limite d’un an.
Ne sont pas prises en compte les périodes d’arrêt de travail pour maladie ainsi que le congé parental à temps plein.
Comment sont pris les congés payés ?
« La période de congés payés doit être comprise dans la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. » (article 33). Il vous est donc impossible de demander à votre salarié de prendre tous ses congés au mois d’avril ou au mois de novembre.
Le salarié doit obligatoirement prendre ses congés payés. Il ne peut pas continuer à travailler et vous demander de lui payer les congés non pris. Mais il en va différemment quand il quitte le cabinet : il perçoit alors une indemnité compensant les congés qu’il n’a pas pris.
Le salarié n’a pas le droit de travailler chez un autre employeur pendant ses congés.
En principe, les congés payés doivent être pris avant le 31 décembre de l’année en cours mais ils peuvent être reportés sur l’année suivante avec votre accord (article 33). Si vous ne donnez pas votre accord, ils sont perdus sauf dans certaines situations comme la maternité ou la maladie.
Toujours selon l’article 33, « les salariés originaires des territoires d’outre mer auront la possibilité de bloquer sur deux ans leurs congés ». Encore faut-il que ce cas puisse s’appliquer et que le cabinet ne ferme pas de toute l’année.
À noter que la mention sur le bulletin de salaire des congés payés non utilisés au 31 décembre de l’année précédente vaut accord de l’employeur pour leur report.
Qui fixe les congés payés ?
C’est l’employeur qui fixe l’ordre des départs et les dates des congés payés. Dans ce domaine, la convention collective des cabinets médicaux est plus sévère que le Code du travail qui demande simplement de prévenir le salarié au moins un mois à l’avance.
L’article 35 de la convention prévoit que « au début de chaque année, et au minimum deux mois avant la date du début de la période légale de congés » (donc avant le 1er mars !), les dates des congés doivent être fixées et affichées en fonction notamment :
- Des nécessités du service,
- Des préférences personnelles avec priorité en faveur des parents ayant des enfants d’âge scolaire,
- De l’ancienneté dans l’établissement.
Vous pouvez donc, à condition de respecter ce préavis, fermer votre cabinet comme vous le souhaitez. Et dans ce cas, le salarié qui ne respecte pas les dates que vous avez fixées peut être licencié pour faute grave. Par contre, son non-retour à la fin des congés ne peut pas être assimilé à une démission. Résultat : votre salarié peut réapparaître au bout d’un mois et réintégrer son poste ! Il vous faut alors introduire une procédure de licenciement pour faute grave, ce qui est coûteux et risqué pour peu que votre salarié trouve un bon avocat…
Peut-on fractionner les congés payés ?
Oui, mais après accord avec votre salarié. Et si vous obligez le salarié à prendre une partie de ses congés annuels en dehors de la période légale, vous devrez prolonger ses congés de deux jours ouvrables pour la première semaine et d’un jour pour chacune des semaines qui suivent.
Exemple fréquent : vous fermez votre cabinet pour les fêtes de fin d’année et vous demandez à votre secrétaire de prendre sa cinquième semaine à cette date. Vous devez lui accorder deux jours de congé supplémentaires.
Comment sont rémunérés les congés payés ?
La rémunération est calculée de deux manières :
- Soit par la règle du dixième qui prévoit que l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence,
- Soit par la règle du maintien de salaire selon laquelle l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.
C’est le mode de calcul le plus avantageux qui doit être appliqué.
Pour le calcul du dixième, on tient compte des heures supplémentaires, des indemnités de congés payés de l’année précédente et de la prime d’ancienneté. Mais on exclut le 13e mois ou la prime de fin d’année.
En pratique, si le salarié a droit à ses 30 jours de congé, c’est la règle du maintien du salaire qui prévaut. Sauf si son salaire a diminué, dans le cas par exemple d’un passage du temps complet à un temps partiel.
Quand le salarié a droit à un nombre de jours ouvrables inférieur aux jours ouvrables de fermeture du cabinet, c’est généralement la règle du dixième qu’il faudra lui appliquer. Et vous n’avez pas à l’indemniser pour les jours où il ne touchera rien.
Attention, l’article 31 prévoit que « à la date du départ en congé, il devra être payé à tout salarié la moitié de ses congés et, sur sa demande, l’intégralité ».
Nos conseils :
Le droit social est particulièrement complexe et il est loin d’être une science exacte. D’où un risque permanent d’erreurs qui peuvent coûter cher. Si vous vous sentez confronté à une difficulté importante, demandez l’avis d’un spécialiste, expert-comptable ou avocat. Mieux vaut payer une consultation que se retrouver devant les prud’hommes.
Et pour éviter toute contestation ultérieure, indiquez soigneusement sur les bulletins de salaire les congés pris par vos salariés et ceux qui leur restent à prendre. Si vous avez un expert-comptable, communiquez-lui régulièrement ces éléments.
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